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Conception du Salon des médecines douces
Rubrique Réalisations Événementiel
Organisation et mise en place du salon régional des médecines douces à Savigny sur Orge


Plan gymnase KennedyUne épreuve de fond

L'histoire débute avec un appel d'offre de marché public auquel je réponds sans jamais l'avoir fait auparavant.

Si le projet d'organisation, le plan de communication et la budgétisation ne me pose pas de souci particulier, je suis dans le doute lors de la constitution du reste du dossier, notamment sur sa mise en forme : protocole d'accord, dossier de présentation, recommandations clients, etc.

Mais le package fait mouche et j'obtiens le marché.

Quelques conditions me sont rapidement posées par la Commune, comme la présence inéluctable du président de l'association des commerçants, censé superviser la sélection des exposants. Il propose notamment de fournir une liste de contacts issue de son carnet d'adresse. Je reviendrai ultérieurement sur ce point car ledit carnet me desservira finalement.

La ville mets à ma disposition le gymnase Kennedy pour ce projet. Ce n'est ni le mieux placé, ni le plus grand, mais je pars là-dessus.
J'ai alors 3 mois pour tout boucler.

Après métrage et étude des lieux, je conçois un premier plan d'aménagement permettant la disposition de 45 stands tout en gardant de belles allées.

Photo Gymnase Kennedy Plan d'aménagement

Parallèlement, je définis la charte graphique et conçois les supports de communication. Je commence également le développement d'un CMS qui servira de support au site Internet dédié.

Ces éléments sont une priorité pour le bon déroulement de la suite. L'univers graphique va permettre d'identifier l'événement et de lui apporter le sérieux dont il a besoin; pour séduire les exposants, d'abord, et par la suite les visiteurs. Le site internet lui, est l'outil référant qui devra notamment permettre aux exposants de s'inscrire en ligne, à la Presse d'être informée et aux visiteurs de pré-réserver leur entrée afin notamment de bénéficier d'une remise tarifaire.

En parallèle, je m'attache aux documents plus administratifs :

  • Dossier exposants
  • Dossier de Presse
  • Dossier Sponsors
  • Dossier Services Plus
  • Règlement intérieur
Suite en cours de rédaction...

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